Egendesignat kundsystem gör livet lättare för studenterna

Varje år byter 3 000 lägenheter och korridorrum hyresgäst. Med så stor och intensiv administration krävs marknadens bästa teknik för att kunna erbjuda studenterna bästa tänkbara service.

Nu lanserar AF Bostäder ett 100 % studentanpassat ärende- och servicesystem, framtaget av en expert på området – AF Bostäder själva.

Samtliga hyresgäster hos AF Bostäder är aktiva studenter. Studietiden är mer spontan och varierad än många kanske tror. Studenterna varvar studier i Lund med studier på annan ort eller utomlands, många flyttar ihop och flyttar isär, en del tar sabbatsår för att sedan återuppta studierna igen. Exemplen är många och antalet in- och utflyttningar är avsevärt högre än hos andra hyresvärdar. Varje tvåårsperiod omsätter AF Bostäder lika många hyresgäster som företaget har studentbostäder.

– När en bostad byter hyresgäst ska en mängd ärenden hanteras, berättar Maria Parnestedt, ansvarig för verksamhetsutveckling på AF Bostäder. Först letar studenten bostad på vår webb och får en köplats. Sedan ska uppgifter samlas in, avtal skrivas, nycklar hämtas och hyres-aviseringar skickas ut. Och för studenten som flyttar ut ska uppsägning, flyttstädning, besiktning, nyckelinlämning och avflyttning göras inom loppet av en till två månaders uppsägningstid. Större delen av omflyttningarna sker dessutom på samma tidpunkter, vid årets två stora antagningar.

För att klara hanteringen och samtidigt erbjuda en förstklassig service har AF Bostäder sedan länge tagit hjälp av tekniken. I stort sett alla ärenden är digitaliserade, från bostadsletande och avtalsskrivning till tvättstugebokning och slutbesiktning.

– Vi har utvecklat processer och flöden som är unika för oss, och som syftar till att alla delar av verksamheten ska vara till nytta för våra hyresgäster, säger Maria Parnestedt. Hittills har det inte gått att anpassa våra flöden till de standardiserade fastighets- och kundsystem som finns på marknaden. Dessutom är de svårarbetade och omständliga. Om vi kommer på en smart arbetsbesparande åtgärd kan den ta åratal att genomföra eftersom den måste gå igenom konsultationer och godkännande av andra företag som använder systemet. Ibland tvingas vi göra uppdateringar precis vid antagningstopparna när vi är som mest beroende av vårt system.

AF Bostäder beslutade att designa ett eget, kraftfullt och lättanvänt system – byggt helt utifrån studenternas behov – ett system framtaget specifikt för studentbostadsföretag. Under 2016 introducerar företaget Diremo.

– Diremo är vårt nya hjärta, ett system som på ett naturligt sätt knyter ihop verksamhet, bostäder och kunder, och som är byggt utifrån händelser, möten och ärenden i vår vardag. På sikt kommer Diremo att stödja våra flöden ner i minsta detalj, säger Maria Parnestedt.

Systemet är helt egendesignat och stora resurser har lagts på att nå högsta kvalitet i slutresultatet. Ett stort antal medarbetare har involverats i kartläggning och inventering av arbetssätt, kravbild och behov.

– Nu kan vi anpassa ärendehantering och vidareutveckling efter kundernas önskemål och efter våra egna idéer. Alla förbättringar kan initieras på en eftermiddag istället för efter flera månader av programmering. Och vi kan garantera stabilitet vid våra antagningar och omflyttningar.

– Diremo är också förberett för ett växande bestånd och ett ökande flöde av ärenden. Gränssnittet är webbaserat och intuitivt. Den som jobbar med studentbostäder behöver bara en enkel genomgång för att förstå hur det fungerar. Och våra kunder kan i framtiden räkna med ännu bättre service, större tillgänglighet och enklare ärendehantering.

Maria Parnestedt
Ansvarig verksamhetsutveckling

För studenter

Ny underhållsplan sätter kundnöjdhet i fokus

AF Bostäder har tagit fram en ny underhållsplan som ska användas till att förutse, simulera, kostnadsberäkna och planera kommande underhåll. Det viktigaste är att genomföra projekten med bibehållen kundnöjdhet.

För studenter

Lund – Sveriges bästa studentstad

AF-familjen och Studentlund erbjuder ett studentliv som är unikt i Sverige. Den starka relationen till studentlivet är en framgångsfaktor och engagemanget är stort.

För studenter

Så sätts hyran

Hyran sätts i två steg. För det första handlar det om att hyresintäkterna ska täcka AF Bostäders kostnader. För det andra handlar det om hur kostnaderna ska fördelas på de enskilda bostäderna.

För studenter

Rent, snyggt och tryggt!

För många av studenterna är bostaden hos AF Bostäder det första egna hemmet. Att de kan känna sig trygga är helt avgörande för upplevelsen av studentboendet – och högt prioriterat av AF Bostäder.

För studenter

Bomben – studentens röst på AF Bostäder

AF Bostäder har en egen studentbostadsombudsman, även kallad Bomben. Bomben ansvarar för studenternas inflytande i boendefrågor.

För studenter

AF-familjen står för Sveriges bästa studentliv

Studenternas bästa är det bästa för Lund. Studenterna är vår uppdragsgivare och genom att fortsätta stärka relationerna med AF-familjen och Studentlund kan vi fortsätta leverera bra produkter och tjänster.

För studenter

Störst går inte först!

För att stå i vår bostadskö ska du vara antagen vid Lunds universitet, och studera aktivt (och helst flitigt). De årliga studiekontrollerna frigör ett stort antal bostäder åt aktiva studenter.

För studenter

Ny inredning underlättar städning och källsortering

Sedan 2005 driver vi projektet Rent och snyggt – en ambitiös satsning för att hålla trivseln i korridorboendena på toppnivå.

För studenter

Ny webb för supermobila kunder

Vi är något av en pionjär vad gäller bostadsuthyrning på nätet och sedan många år är företagets uthyrning och tjänsteutbud i princip 100 % digitalt. 2015 fick webbplatsen ett välkommet lyft.

För studenter

Karnevalens huvudsponsor – ett företag mitt i studentlivet

2014 fick AF Bostäder äran att stå bakom karnevalen i rollen som huvudsponsor. Ett rent nöje för ett bostadsföretag mitt i studentlivet.

För studenter

7 500 hyresgäster fick världens snabbaste bredband

Ett viktigt skäl till att studenter gärna bor hos oss är att IT-infrastrukturen sedan många år håller högsta kvalitet. Därför började vi 2013 erbjuda upp till 1 Gbit per sekund - utan extra kostnad!