Egendesignat kundsystem gör livet lättare för studenterna

Varje år byter 3 000 lägenheter och korridorrum hyresgäst. Med så stor och intensiv administration krävs marknadens bästa teknik för att kunna erbjuda studenterna bästa tänkbara service.

Nu lanserar AF Bostäder ett 100 % studentanpassat ärende- och servicesystem, framtaget av en expert på området – AF Bostäder själva.

Samtliga hyresgäster hos AF Bostäder är aktiva studenter. Studietiden är mer spontan och varierad än många kanske tror. Studenterna varvar studier i Lund med studier på annan ort eller utomlands, många flyttar ihop och flyttar isär, en del tar sabbatsår för att sedan återuppta studierna igen. Exemplen är många och antalet in- och utflyttningar är avsevärt högre än hos andra hyresvärdar. Varje tvåårsperiod omsätter AF Bostäder lika många hyresgäster som företaget har studentbostäder.

– När en bostad byter hyresgäst ska en mängd ärenden hanteras, berättar Maria Parnestedt, ansvarig för verksamhetsutveckling på AF Bostäder. Först letar studenten bostad på vår webb och får en köplats. Sedan ska uppgifter samlas in, avtal skrivas, nycklar hämtas och hyres-aviseringar skickas ut. Och för studenten som flyttar ut ska uppsägning, flyttstädning, besiktning, nyckelinlämning och avflyttning göras inom loppet av en till två månaders uppsägningstid. Större delen av omflyttningarna sker dessutom på samma tidpunkter, vid årets två stora antagningar.

För att klara hanteringen och samtidigt erbjuda en förstklassig service har AF Bostäder sedan länge tagit hjälp av tekniken. I stort sett alla ärenden är digitaliserade, från bostadsletande och avtalsskrivning till tvättstugebokning och slutbesiktning.

– Vi har utvecklat processer och flöden som är unika för oss, och som syftar till att alla delar av verksamheten ska vara till nytta för våra hyresgäster, säger Maria Parnestedt. Hittills har det inte gått att anpassa våra flöden till de standardiserade fastighets- och kundsystem som finns på marknaden. Dessutom är de svårarbetade och omständliga. Om vi kommer på en smart arbetsbesparande åtgärd kan den ta åratal att genomföra eftersom den måste gå igenom konsultationer och godkännande av andra företag som använder systemet. Ibland tvingas vi göra uppdateringar precis vid antagningstopparna när vi är som mest beroende av vårt system.

AF Bostäder beslutade att designa ett eget, kraftfullt och lättanvänt system – byggt helt utifrån studenternas behov – ett system framtaget specifikt för studentbostadsföretag. Under 2016 introducerar företaget Diremo.

– Diremo är vårt nya hjärta, ett system som på ett naturligt sätt knyter ihop verksamhet, bostäder och kunder, och som är byggt utifrån händelser, möten och ärenden i vår vardag. På sikt kommer Diremo att stödja våra flöden ner i minsta detalj, säger Maria Parnestedt.

Systemet är helt egendesignat och stora resurser har lagts på att nå högsta kvalitet i slutresultatet. Ett stort antal medarbetare har involverats i kartläggning och inventering av arbetssätt, kravbild och behov.

– Nu kan vi anpassa ärendehantering och vidareutveckling efter kundernas önskemål och efter våra egna idéer. Alla förbättringar kan initieras på en eftermiddag istället för efter flera månader av programmering. Och vi kan garantera stabilitet vid våra antagningar och omflyttningar.

– Diremo är också förberett för ett växande bestånd och ett ökande flöde av ärenden. Gränssnittet är webbaserat och intuitivt. Den som jobbar med studentbostäder behöver bara en enkel genomgång för att förstå hur det fungerar. Och våra kunder kan i framtiden räkna med ännu bättre service, större tillgänglighet och enklare ärendehantering.


Senast uppdaterad 15 maj, 2017
Maria Parnestedt
Ansvarig verksamhetsutveckling

För studenter

Marathon marathon blir ny lundensisk tradition

I september 2019 invigdes det nybyggda bostadsområdet Marathon med ett alldeles eget motionslopp. Marathon marathon är en lundensisk mara som mäter 42 195 decimeter och går i mål i Athen i AF Borgen. Premiärloppet arrangerades tillsammans med LUGI Motion.

För studenter

Studenter och bovärdar fixar ytor för trivsel

AF Bostäder strävar varje år efter att öka sin kundnöjdhet. Ett vanligt önskemål från studenterna är fler rum för studier, aktiviteter och samvaro. Nu satsar AF Bostäder på fler trivselytor. I samarbete mellan studenter och bovärdar växer läckert inredda utrymmen fram, avsedda för bland annat loungehäng, pingis och plugg.

För studenter

Lund – om studenten själv får välja

AF Bostäder bevakar kontinuerligt studentbostadsmarknaden för att kunna hålla en balanserad expansionstakt. Aktörerna är många och studentbostadsmarknaden styrs av utbud, efterfrågan och kundernas önskemål. Lund lockar med bra boende och ett av världens bästa universitet. Lika viktig är gemenskapen i Studentlund – Sveriges bästa studentliv.

För studenter

Studentlyckan först med all inclusive

Bredband, värme och vatten ingår redan i AF Bostäders hyror. Att inkludera även elen är både efterfrågat av studenterna – och fördelaktigt. Nu görs en omläggning, ett område i taget, och Studentlyckan är först ut med grön el inkluderad.

För studenter

Bättre info om psykisk ohälsa

Den psykiska ohälsan ökar bland studenter. Därför har AF Bostäder startat informationsprojektet "hjälp". Målet är att både medarbetare och studenter ska få mer kunskap om psykisk ohälsa och bättre verktyg för att kunna hjälpa drabbade.

För studenter

Ny hyressättning för rättvisa hyror

AF Bostäder har tagit fram en ny hyresmodell baserad på hur kunderna värderar sitt boende. Skiftet till de nya hyrorna inleddes 2019, efter avtal med Hyresgästföreningen, och kommer att pågå under flera år. Tack vare lyhördhet och noggranna förberedelser kan förändringen genomföras bekymmersfritt för kunderna.

För studenter

10 år med certifieringar ger kunderna trygghet

För att studenterna ska ha så mycket arbetsro som möjligt i sina hem, började AF Bostäder 2008 att certifiera sina entreprenörer. Certifieringen skapar trygghet för kunden och bättre förutsättningar för entreprenören.

För studenter

Älskade korridor?

De flesta som bor på korridor trivs utmärkt, men nya studenter vill hellre bo i lägenhet – om de själva får önska. AF Bostäder utreder vad det beror på och testar samtidigt nya sätt att öka hemkänslan på korridor.

För studenter

Nu lyfter vi AF-borgen, hjärtat i Lunds studentliv!

Efter många år av växande verksamhet väntar en efterlängtad och lokalt finansierad ombyggnad av AF-borgen. AF Bostäder är självfallet med och bidrar.

För studenter

Korridorliv med internationell touch

Lunds universitet har en jämförelsevis hög andel internationella studenter. En femtedel av AF Bostäders hyresgäster kommer från andra länder och de internationella studenterna bor, och trivs, gärna på korridor.

För studenter

Stolt sponsor av Lundapride!

Hos AF Bostäder ska alla känna sig lika välkomna. Företaget tar tydlig ställning för allas lika värde och rättigheter, och var därför delaktig i Lundapride.

För studenter

500 studenter bjöds in till Lundaloppet

AF Bostäder arbetar gärna för att minska stillasittandet och öka rörelseglädjen hos både medarbetare och hyresgäster. I maj bjöds hela 500 studenter in att springa Lundaloppet tillsammans med AF Bostäder.

För studenter

Ny underhållsplan sätter kundnöjdhet i fokus

AF Bostäder har tagit fram en ny underhållsplan som ska användas till att förutse, simulera, kostnadsberäkna och planera kommande underhåll. Det viktigaste är att genomföra projekten med bibehållen kundnöjdhet.

För studenter

Lund – Sveriges bästa studentstad

AF-familjen och Studentlund erbjuder ett studentliv som är unikt i Sverige. Den starka relationen till studentlivet är en framgångsfaktor och engagemanget är stort.

För studenter

Så sätts hyran

Hyran sätts i två steg. För det första handlar det om att hyresintäkterna ska täcka AF Bostäders kostnader. För det andra handlar det om hur kostnaderna ska fördelas på de enskilda bostäderna.

För studenter

Rent, snyggt och tryggt!

För många av studenterna är bostaden hos AF Bostäder det första egna hemmet. Att de kan känna sig trygga är helt avgörande för upplevelsen av studentboendet – och högt prioriterat av AF Bostäder.

För studenter

Bomben – studentens röst på AF Bostäder

AF Bostäder har en egen studentbostadsombudsman, även kallad Bomben. Bomben ansvarar för studenternas inflytande i boendefrågor.

För studenter

AF-familjen står för Sveriges bästa studentliv

Studenternas bästa är det bästa för Lund. Studenterna är vår uppdragsgivare och genom att fortsätta stärka relationerna med AF-familjen och Studentlund kan vi fortsätta leverera bra produkter och tjänster.

För studenter

Störst går inte först!

För att stå i vår bostadskö ska du vara antagen vid Lunds universitet, och studera aktivt (och helst flitigt). De årliga studiekontrollerna frigör ett stort antal bostäder åt aktiva studenter.

För studenter

Ny inredning underlättar städning och källsortering

Sedan 2005 driver vi projektet Rent och snyggt – en ambitiös satsning för att hålla trivseln i korridorboendena på toppnivå.

För studenter

Ny webb för supermobila kunder

Vi är något av en pionjär vad gäller bostadsuthyrning på nätet och sedan många år är företagets uthyrning och tjänsteutbud i princip 100 % digitalt. 2015 fick webbplatsen ett välkommet lyft.

För studenter

Karnevalens huvudsponsor – ett företag mitt i studentlivet

2014 fick AF Bostäder äran att stå bakom karnevalen i rollen som huvudsponsor. Ett rent nöje för ett bostadsföretag mitt i studentlivet.

För studenter

7 500 hyresgäster fick världens snabbaste bredband

Ett viktigt skäl till att studenter gärna bor hos oss är att IT-infrastrukturen sedan många år håller högsta kvalitet. Därför började vi 2013 erbjuda upp till 1 Gbit per sekund - utan extra kostnad!