Varje år flyttar cirka 3 000 studenter in hos AF Bostäder, och alla ska känna att de kommer till en fin bostad. Med så hög omflyttningstakt krävs det minutiös planering, målmedvetenhet, rätt digitala verktyg och en hundraprocentig kundrelation för att allting ska klaffa på inflyttningsdagen. AF Bostäders bovärdar håller i trådarna.
AF Bostäder äger och förvaltar 6 000 studentbostäder i Lund, fördelade på ett flertal bostadsområden. Kundperspektivet är centralt i verksamheten, och i kundundersökningarna är ett återkommande önskemål att studenterna vill flytta in i en bostad som upplevs så fräsch som möjligt.
– Det låter som en enkel sak men våra hyresgäster är en rörlig kundgrupp som kan byta utbildning, delkurser, studieort och studieland flera gånger på 3–4 år, säger Anna, fd. förvaltningschef på AF Bostäder. Därför byter ungefär hälften av våra bostäder hyresgäst varje år. Det innebär dels ett större slitage på väggar, ytskikt och inredning, och dels en betydande administration relaterad till alla omflyttningar. Trots den stora omflyttningen är det viktigt att vi är noga vid varje enskilt byte av hyresgäst. Då säkerställer vi inte bara att våra kunder är nöjda, utan också att våra bostäder håller en bra nivå över tid.
På AF Bostäder är den första i varje månad något av en högtid – speciellt vid terminsstarter. Den 1 september varje år byter upp till 700 bostäder hyresgäst inom loppet av två timmar. På den tiden ska en mängd åtgärder genomföras som säkrar att nästa hyresgäst får en bra upplevelse av sin inflyttning.
– Vårt tempo är unikt i fastighetsbranschen, möjligen finns det motsvarigheter hos de stora resebolagen, säger Anna. Mellan klockan 12.00–14.00 ska vi göra alla avflyttningsbesiktningar, säkerställa att städning är utförd enligt konstens alla regler, bedöma och åtgärda enklare underhållsbehov i bostaden, eventuellt planera större åtgärder, kanske finna kreativa lösningar på oväntade problem och se till att hundratals uppsättningar nycklar byter ägare.
Bovärdarna ansvarar för budget, bemanning och planering av flyttdagen – ett intensivt skeende som förbereds veckor i förväg. I förvaltningssystemet har bovärdarna full koll på alla bostadsbyten och i god tid före flyttdagarna bokas tider för besiktningar, och resurser fördelas mellan AF Bostäders bostadsområden. På flyttdagen är reparations-kit, verktyg och material noga förberett. Inhyrda städbolag cirkulerar på bostadsområdena, bemannade utifrån hur många omflyttningar som ska ske det aktuella månadsskiftet.
– Korridorrum och lägenheter besiktigas i en strid ström, säger Anna. Vi säkerställer att bostäderna är i bra skick och välstädade. Även teknik och trygghet ses över, som fungerande ventilation, hela eluttag, kontroll av brandvarnare, spis, lås, fönster med mera. Om städningen inte håller måttet rycker städföretaget in direkt. Enklare underhåll åtgärdar bovärdarna på plats, och eventuellt större åtgärder planeras in med detsamma så att nästa hyresgäst får tydlig information om vad som måste göras, och när.
– Upptäcker vi större bekymmer ser vi till att en del av bostaden blir tillgänglig så att den som flyttar in kan få sina saker på plats, eller löser i allra värsta fall ett tillfälligt boende. All administration och information sker digitalt i vårt eget system. Bovärden ansvarar för att uppdatera status och detaljer, och servicecenter får besked när allting är klart. Så snart bostaden är tillgänglig och klar för inflytt lämnas nycklarna ut, och nästa student kan flytta in i en bostad som är ren, fräsch och redo för bästa tänkbara studentliv, säger Anna.
Artikel från AF Bostäders årsredovisning 2021
Senast uppdaterad 1 juni, 2022